Flexibel vergaderen in vennootschappen (dankzij Corona)

Veel ondernemingen sluiten hun boekjaar af per 31 december.

Tussen januari en juni 2021, zullen dergelijke ondernemingen, naar gewoonte, de jaarvergadering van hun aandeelhouders (moeten) houden om de jaarrekening en de door het bestuur gevoerde strategie goed te keuren.

Buitenlandse aandeelhouders van Belgische bedrijven moeten hiervoor soms naar België reizen. In andere gevallen wordt de vergadering schriftelijk gehouden, als de statuten van de onderneming dat niet uitsluiten en geen andere verregaande beslissingen (zoals statutenwijzigingen) genomen worden op de vergadering. Met de corona-crisis in het achterhoofd en in het bijzonder de reis- en samenscholingsrestricties die – in meer of mindere mate – gelden sinds maart 2020, voorzag de Belgische wetgever (1) in een tijdelijk flexibel regime. Tot 30 juni 2020 – zolang gold dit bijzondere regime – kon het bestuursorgaan van een NV of BV de aandeelhouders toelaten om “op afstand” te stemmen en/of te vergaderen, of dit nu statutair voorzien was of niet.

Niettemin hielden (houden) de corona-maatregelen ook na die datum aan, net als de vraag of aandeelhouders niet via conference call, Skype, Webex of Teams (op afstand dus) mogen vergaderen.

In antwoord hierop wijzigde de Belgische wetgever het Wetboek Vennootschappen en Verenigen (“WVV”) op een meer algemene manier (2).

Sinds 24 december 2020 kunnen de aandeelhouders van een BV of NV nu, zonder beperking in tijd, vergaderen op afstand, nl. via zgn. “elektronische communicatiemiddelen”, ongeacht of de statuten dit voorzien.

Artikels 7:137 (NV) en 5:89 (BV) WVV stellen hiervoor een aantal voorwaarden. Zo moet het elektronisch communicatiemiddel toelaten de hoedanigheid en identiteit van de aandeelhouders na te gaan. Bovendien moeten alle deelnemende aandeelhouders (ook degene zonder stemrecht (!) ) rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis kunnen nemen van de besprekingen die worden gevoerd en hierover vragen kunnen stellen. Tot slot moeten stemgerechtigde aandeelhouders hun stem kunnen uitbrengen over alle agendapunten van de vergadering.

De statuten van de onderneming kunnen hieraan nog bijkomende en/of strengere voorwaarden stellen.

Hieronder een overzicht:

Mogelijkheden voor stemming en beraadslaging van de algemene vergadering, BV en NV

Anders dan onder het tijdelijk regime van KB nr. 4, laat het gewijzigde WVV de voorzitter en de secretaris van de vergadering (de zgn. “leden van het bureau”), niet toe deel te nemen aan de vergadering via elektronische communicatiemiddelen. Het bureau stelt de notulen van de vergadering op en moet deze, conform artikels 7:141 en 5:93 WVV, ondertekenen.

De samenstelling van een volledig bureau is in principe niet verplicht. Niettemin moet er wel iemand belast worden met de verslaggeving van de vergadering en moeten de notulen (eventueel kortelings daarna) worden opgemaakt.

O.i. is het dus mogelijk dat de aanwezige aandeelhouders, bij unaniem akkoord, de voorzitter en de secretaris toelaten de vergadering op afstand te volgen, hiervan rechtstreeks verslag te maken en de notulen later op te stellen en te laten circuleren voor ondertekening.

In dat geval adviseren wij wel dat alle aandeelhouders – en niet louter degene die daarom vragen – de notulen authentiek ondertekenen ter goedkeuring en voor akkoord.

(1) Wet houdende diverse tijdelijk en structurele bepalingen inzake justitie in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19, BS 24 december 2020.

(2) Bij KB nr. 4 van 9 april 2020, BS 9 april 2020.